Question juridique : Dossiers médicaux électroniques dans la pratique privée

Question:

Je prodigue des soins des pieds dans mon cabinet privé où je consigne mes notes au dossier sur papier. Mais, j’envisage d’utiliser mon ordinateur portable et de mettre mes notes dans Word. Est-ce approprié?

Réponse :

Au Canada, toutes les provinces et tous les territoires ont adopté des lois sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Ces lois fixent des obligations concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels sur la santé qui sont habituellement consignés dans les dossiers de santé. Elles donnent aussi des lignes directrices sur l’entreposage et la sécurité de ces renseignements.

Généralement, ces lois requièrent la nomination d’un « dépositaire » qui aura la charge de s’assurer que toutes les exigences des lois relatives à la protection de la vie privée sont bien respectées. Pour les infirmières et infirmiers qui sont des employés d’un établissement de soins de santé, c’est généralement leur employeur qui assume ce rôle. Cependant, les infirmières et infirmiers en pratique privée sont souvent considérés comme les dépositaires légaux des renseignements personnels sur la santé de leurs patients. Par conséquent, ils doivent s’assurer que la collecte et l’entreposage de ces renseignements sont conformes aux lois pertinentes sur la protection de la vie privée.

Les exigences des lois relatives à la protection de la vie privée qui régissent l’entreposage et la sécurité des renseignements personnels sur la santé varient d’une province ou d’un territoire à l’autre. Toutefois, en règle générale, il incombe au dépositaire de s’assurer que les renseignements personnels sont dûment sécurisés, qu’ils soient consignés sur papier ou dans des dossiers électroniques. Le dépositaire pourrait, entre autres, adopter un nombre de mesures de protection pour bloquer l’accès aux renseignements personnels sur la santé qui serait non conforme. Pour ce qui est des dossiers électroniques, les normes relatives à la protection de la vie privée exigent généralement le chiffrement des fichiers et des communications électroniques afin de sécuriser les renseignements personnels sur la santé. Le chiffrement est le processus qui consiste à crypter un message ou des informations de telle sorte que seules les parties autorisées peuvent y avoir accès. Parmi les mesures de protection minimales, il y a aussi l’utilisation de mots de passe pour protéger les ordinateurs.

Dans un certain nombre de provinces et territoires, il existe des exigences additionnelles concernant l’entreposage électronique des renseignements personnels sur la santé. Par exemple, certains d’entre eux exigent que les dossiers électroniques fassent l’objet d’une vérification ou que les activités des utilisateurs soient enregistrées. En raison de ces exigences, il se peut que les applications de traitement de textes comme Microsoft Word ne soient pas appropriés. En tant qu’infirmière en pratique privée, il vous appartient de vous assurer que la tenue de vos dossiers électroniques respecte toutes les normes de votre organisme de réglementation ainsi que toutes les lois pertinentes.

Les bénéficiaires de la SPIIC peuvent appeler le 1-800-267-3390 pour discuter avec une conseillère ou un conseiller juridique des questions relatives à la protection des renseignements personnels sur la santé.

Mai 2017

LA PRÉSENTE PUBLICATION SERT STRICTEMENT À DES FINS D’INFORMATION. RIEN DANS CETTE PUBLICATION NE DEVRAIT ÊTRE CONSIDÉRÉ COMME L’AVIS JURIDIQUE D’UN AVOCAT, D’UN COLLABORATEUR À LA RÉDACTION DU PRÉSENT BULLETIN OU DE LA SPIIC. LES LECTEURS DEVRAIENT CONSULTER UN CONSEILLER JURIDIQUE POUR OBTENIR DES CONSEILS SPÉCIFIQUES.