InfoDROIT: Risques juridiques liés à l’utilisation du courrier électronique – Deuxième partie : Considérations d’ordre pratique

Le courriel peut, dans certains cas, être l’option privilégiée pour communiquer avec les patients et des tierces parties de manière prompte et efficace. Avant d’utiliser le courriel, il est important que les infirmières et infirmiers soient conscients des risques qu’il comporte et des autres modes de transmission d’informations qui leur sont disponibles. En plus des considérations relatives à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité, que nous avons examinées dans l’infoDROIT  « Risques juridiques liés à l’utilisation du courrier électronique – Première partie », nous invitons les infirmières et infirmiers à tenir compte des questions pratiques en lien avec l’usage du courriel soulevées ci-dessous.

Gestion des attentes

Certaines infirmières et infirmiers communiquent directement avec les patients par courriel durant et en dehors des heures de travail. En plus de tenir compte des exigences de sécurité et de protection des renseignements personnels liées à ce mode de communication, les infirmières et infirmiers sont invités à réfléchir aux moyens pour bien gérer les attentes des patients en lien avec l’usage de communications électroniques.  Parmi les questions à considérer : à quel délai de réponse les patients peuvent-ils s’attendre et quelles démarches devraient être entreprises advenant qu’ils ne reçoivent pas de réponse dans un délai raisonnable?  Les infirmières et infirmiers pourront alors mieux communiquer clairement aux patients des règles de conduite et temps de réponse raisonnables.

En outre, même si un patient a donné son consentement à la communication par courriel, dans certaines circonstances, l’infirmier(ère) peut toujours insister pour utiliser un autre moyen de communication. Par exemple, l’infirmier(ère) peut envisager l’usage d’un mode d’échange d’informations plus traditionnel dans les situations suivantes : en cas d’incertitude sur l’identité du destinataire, s’il est nécessaire de donner au patient la possibilité de poser des questions ou de vérifier si le patient a bien compris l’information, mais également dans les cas où l’information serait simplement trop délicate ou confidentielle pour être communiquée par courriel.

Documentation

Les infirmières et infirmiers seraient prudents de conserver des copies de tous les échanges de courriels avec les patients dans leur dossier électronique ou papier. En prenant ces dispositions, les infirmières et infirmiers reconnaissent le caractère professionnel de telles communications ainsi que leurs implications cliniques et juridiques.

Utilisation du courriel au travail à des fins personnelles

Les infirmières et infirmiers qui utilisent leur courriel au travail à des fins personnelles doivent être conscients des conséquences disciplinaires qui peuvent en résulter. L’utilisation du système de courrier électronique de l’employeur à des fins personnelles, l’usage d’un langage inapproprié ou la transmission de blagues déplacées peuvent conduire à des mesures disciplinaires et même au congédiement. Ainsi, un employé a perdu son emploi après 26 ans de service après avoir accédé au contenu inapproprié d’un courriel reçu au travail et l’avoir ensuite circulé à certains employés de l’entreprise, à des fournisseurs et à d’autres contractants externes. La cour a conclu que le code de conduite de l’entreprise permettait aux employés d’utiliser ses ordinateurs pour un usage personnel « limité » mais leur interdisait expressément l’envoi de contenus pornographiques, obscènes, inappropriés ou désobligeants. Elle a conclu que l’employé avait lu, compris et accepté les conditions du code de conduite. [1]

Utilisation dans le cadre d’une procédure judiciaire

En général, la plupart des documents (y compris les documents électroniques tels que les courriels) peuvent être produits dans le cadre d’une procédure judiciaire si leur contenu est pertinent au litige. Par conséquent, les courriels échangés avec des patients ou avec d’autres professionnels de la santé et qui contiennent des informations cliniques à l’égard d’un patient pourraient être divulgués suite à une demande du patient pour accès à ses renseignements personnels, ou dans le cadre d’une action civile, d’une plainte auprès d’un organisme de règlementation professionnelle, ou d’une enquête menés en vertu d’un pouvoir législatif.

Les courriels étant traditionnellement perçus et utilisés comme moyens de communication informels, ils sont souvent écrits avec moins de précautions qu’une lettre envoyée au patient ou une note consignée au dossier. Leur contenu a tendance à être moins factuel et moins précis.  Leur ton est aussi souvent moins professionnel. Pour toutes ces raisons, les infirmières sont encouragées à porter une attention particulière à la rédaction de leurs courriels, afin de conserver un ton professionnel et un contenu clair dans toutes leurs communications.

Il serait également prudent de traiter toutes les communications par courriel comme si elles étaient permanentes. En effet, même si les logiciels de courriel disposent d’une fonction de suppression, les professionnels des technologies de l’information peuvent assez facilement retracer les courriels supprimés, même des années plus tard. Il peut y avoir plusieurs copies encore disponibles dans des fichiers de sauvegarde, dans les boîtes courriel des destinataires ou dans celles des tiers à qui on a fait suivre les messages originaux.

Gestion des risques

Les stratégies de gestion des risques suivantes pourraient vous permettre de réduire les risques juridiques liés à la communication par courriel.

• Informer clairement les patients et les autres professionnels de la santé des circonstances dans lesquels l’usage du courriel est permis, du délai de réponse probable et de la marche à suivre dans le cas de l’aggravation de leur condition ou d’un retard de communication.
• Conserver les courriels qui renferment de l’information clinique au dossier du patient.
• En cas d’usage du système de courrier électronique de l’employeur, tenir compte que l’employeur pourrait accéder aux courriels.
• Adopter un ton professionnel dans les communications électroniques  et prendre, en général,  les mêmes précautions que lors de l’usage de modes de communication ou de documentation plus formels.
• Prendre connaissance des lignes directrices et  des politiques de l’employeur relatives à la communication par courriel.

Les bénéficiaires de la SPIIC peuvent communiquer avec la SPIIC au 1-800-267-3390 pour parler avec un conseiller juridique de la SPIIC. Tous les appels sont confidentiels.

[1] Poliquin c.  Devon Canada Corporation, 2009 ABCA 216 (CanLII).

décembre 2014

LA PRÉSENTE PUBLICATION SERT STRICTEMENT À DES FINS D’INFORMATION. RIEN DANS CETTE PUBLICATION NE DEVRAIT ÊTRE CONSIDÉRÉ COMME L’AVIS JURIDIQUE D’UN AVOCAT, D’UN COLLABORATEUR À LA RÉDACTION DU PRÉSENT BULLETIN OU DE LA SPIIC. LES LECTEURS DEVRAIENT CONSULTER UN CONSEILLER JURIDIQUE POUR OBTENIR DES CONSEILS SPÉCIFIQUES.