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1-800-267-3390La Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada (SPIIC) reconnaît l’importance de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels. Elle s’engage à protéger tout renseignement personnel qu’elle recueille et détient conformément aux lois sur la protection de la vie privée. Nous avons développé ce code de confidentialité pour expliquer les mesures que la SPIIC a mises en place à cet égard.
Les conseillers juridiques de la SPIIC sont tenus par les Règles de conduite professionnelles de leurs barreaux pour assurer le caractère confidentiel de tous les renseignements reçus dans le contexte d’une relation professionnelle, et indéfiniment par la suite. Les obligations relatives à la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels s’appliquent aussi à tous les employés, contractants et agents qui fournissent des services à la SPIIC. La SPIIC respecte également ses obligations en vertu de La loi canadienne anti-pourriel et s’assure que le consentement adéquat a été obtenu en bonne et due forme avant de diffuser les communications électroniques.
En plus de se conformer aux exigences légales et réglementaires, la SPIIC a également mis en œuvre des politiques de confidentialité internes et des accords de confidentialité, et s’engage à une formation continue avec notre personnel sur nos politiques et pratiques de confidentialité. Les lois applicables et les politiques de la SPIIC régissent la protection des renseignements personnels des employés de la SPIIC.
En utilisant notre site Web ou en interagissant avec nous par téléphone, e-mail, courrier, en personne, en ligne ou via les médias sociaux, vous consentez à la récolte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par la SPIIC conformément aux conditions, et pour les fins énoncées dans le présent Code de protection des renseignements personnels.
Qu’entend-on par renseignements personnels?
Des renseignements personnels impliquent des renseignements, quelle que soit leur forme, sur une personne identifiable ou des renseignements pouvant faciliter l’identification d’une personne ou la détermination de son identité. Ce Code de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements accessibles au public, anonymisés ou regroupés (c’est-à-dire des renseignements sur plusieurs personnes si l’identité de ces personnes est inconnue ou ne peut être déduite à partir de ces renseignements).
Quels renseignements personnels la SPIIC recueille-t-elle?
La SPIIC peut recueillir les types de renseignements personnels suivants de votre part:
- Lorsque vous nous contactez pour vous renseigner, vous inscrire ou renouveler nos services: prénom et nom de famille, coordonnées (numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel, désignation infirmière, juridiction dans laquelle vous exercez les soins infirmiers, numéro d’inscription/d’étudiant en soins infirmiers, renseignements sur les paiements, l’historique des transactions et si vous disposez d’autres sources de protection en matière de responsabilité professionnelle.
- Lorsque vous nous contactez pour obtenir des conseils juridiques: prénom et nom de famille, année de naissance, coordonnées (numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel), désignation infirmière, juridiction dans laquelle vous pratiquez les soins infirmiers, numéro d’inscription/d’étudiant, domaine de pratique, lieu de travail ou d’enseignement, la raison de votre appel, les détails d’un incident ou d’un évènement dont vous souhaitez discuter, et toute autre information que vous pourriez choisir de fournir.
- Lorsque vous vous inscrivez en ligne pour recevoir nos bulletins et mises à jour: prénom et nom de famille, adresse courriel, désignation infirmière, organisme de réglementation des soins infirmiers, numéro d’inscription/de permis en soins infirmiers ou d’étudiant, langue de communication choisie.
- Lorsque vous vous inscrivez à nos webinaires: prénom et nom de famille, adresse e-mail, désignation infirmière, juridiction(s) dans laquelle vous pratiquez les soins infirmiers, numéro d’inscription/de permis en soins infirmiers ou d’étudiant, vos domaine(s) de pratique infirmière, lieu de travail ou d’enseignement.
- Lorsque vous vous inscrivez pour un compte individuel sur le site Web de la SPIIC : prénom, nom de famille, organisme de réglementation des soins infirmiers, numéro d’inscription/de permis en soins infirmiers ou d’étudiant, date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel et mot de passe.
- Lorsque vous vous inscrivez pour un compte individuel de site Web de la SPIIC en tant qu’étudiant en soins infirmiers: prénom, nom de famille, école de sciences infirmières, année d’obtention du diplôme prévue, adresse courriel, numéro de téléphone, province/territoire dans lesquels vous résidez, langue de communication choisie.
- Lorsque vous soumettez une demande de session éducative: nom complet, coordonnées (numéro de téléphone, adresse postale, adresse courriel), organisme de réglementation des soins infirmiers, numéro d’inscription/de permis en soins infirmiers ou numéro SPIIC, type de demande, et les détails que vous pouvez choisir de fournir concernant la description de l’évènement.
- Lorsque vous visitez notre site Web ou nos pages de médias sociaux (YouTube, Facebook, Twitter et LinkedIn), les renseignements suivants sont recueillis automatiquement via Google Analytics: statistiques agrégées sur votre emplacement (pays, ville), langue, sexe, tranches d’âge, informations de système et type d’appareil utilisé, fournisseur de réseau, termes de recherche utilisés, informations sur le temps passé sur notre site Web; votre nom et les informations accessibles au public si vous avez choisi de nous suivre sur les réseaux sociaux. Nous ne recueillons pas d’informations sur votre adresse IP.
- Renseignements fournis par les organisations membres sur les bénéficiaires individuels: prénom et nom de famille, deuxième prénom ou initiale, numéro d’inscription/de permis en soins infirmiers, désignation infirmière, statut d’enregistrement, date de naissance, sexe, coordonnées (numéros de téléphone, adresses postales, adresses e-mails), si vous avez ou non donné votre consentement pour recevoir des communications par e-mail de la part de la SPIIC, ainsi que les dates de début et de fin de l’inscription auprès des organisations membres.
Pourquoi la SPIIC a-t-elle besoin de renseignements personnels?
La SPIIC a besoin de renseignements personnels aux fins suivantes :
- établir et maintenir la communication avec les infirmières et infirmiers;
- administrer le programme de protection de responsabilité professionnelle, y compris traiter les demandes d’aide financière et gérer et résoudre les instances judiciaires
- déterminer et comprendre les besoins en matière de responsabilité professionnelle des infirmières et infirmiers
- déterminer si les infirmières et infirmiers sont admissibles aux services et à la protection en matière de responsabilité qu’elle offre;
- fournir des services continus et en prévoir d’autres;
- respecter les exigences juridiques, réglementaires et professionnelles.
Collecte, utilisation, divulgation et conservation de renseignements personnels
La SPIIC ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour vous fournir une protection en matière de responsabilité professionnelle, des conseils et des services de gestion du risque. Il est prévu que vos renseignements personnels soient partagés avec le personnel de la SPIIC pour vous fournir des services juridiques. Dans tous les cas où nous souhaitons partager vos renseignements personnels avec d’autres personnes en dehors de la SPIIC (par exemple, un avocat externe que nous retenons en votre nom), nous demanderons généralement votre consentement par écrit.
Dans la plupart des cas, nous vous demanderons de consentir explicitement (par écrit ou oralement) à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Dans d’autres cas, votre consentement peut être implicite de vos interactions avec la SPIIC. Par exemple, lorsque vous téléphonez à la SPIIC pour obtenir des conseils ou que vous nous avez déjà fourni des renseignements personnelles, il est implicite que vous acceptez et consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnelles conformément à ce Code de confidentialité.
Lorsque vous consultez le site Web de la Société (www.spiic.ca), notre section réservée aux membres, ou que vous utilisez le service de courriel électronique de la Société (info@cnps.ca), tout renseignement personnel recueilli est traité conformément au Code de protection des renseignements personnels de la SPIIC. Des messages relatifs à la protection des renseignements personnels sont affichés sur le site Web de la Société, ses messages électroniques et ses transmissions par télécopieur comme mesure supplémentaire pour protéger vos informations. La Société ne vend pas, ni n’échange, ni ne troque, moyennant contrepartie1, les renseignements personnels qu’elle a obtenus.
Dans la mesure du possible, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée. Toutefois, il se peut que des renseignements personnels sur une tierce partie soient recueillis et divulgués sans que celle-ci soit au courant et y consente. Par exemple, la Société, dans l’exercice de ses activités courantes, doit recueillir des renseignements personnels sur des tierces parties en cas de sinistre ou d’une instance judiciaire réelle ou potentielle mettant une infirmière ou infirmier en cause.
Le partage des renseignements personnels avec des tiers
La SPIIC peut être tenue ou autorisée de divulguer des renseignements personnels avec de tierces parties dans les cas restreints suivants :
- là où la loi en vigueur, ou la réglementation gouvernementale l’exigent ou le permettent (p. ex., disposition législative, assignation à comparaître, ordonnance du tribunal)
- de tiers fournisseurs de services ont besoin de ces renseignements pour fournir des services administratifs à la SPIIC, tels que des services techniques, des communications avec nos membres, le traitement du paiement de l’adhésion, des conseils financiers ou juridiques, ou une police d’assurance, et vos renseignements personnels sont fournis aux prestataires des services uniquement dans le but de nous fournir ces services;
- nous retenons les services d’un cabinet d’avocats ou d’un avocat en votre nom pour vous offrir de l’assistance et des conseils juridiques;
- pour toute autre fin à laquelle vous consentez; ou
- les renseignements sont rendus publics.
Dans l’une de ces circonstances, sauf avec votre consentement, la SPIIC divulguera seuls les renseignements minimaux requis.
Quand la SPIIC peut-elle divulguer vos renseignements personnels sans consentement
La SPIIC peut divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement lorsque:
- il est exigé par la loi ou par une ordonnance ou une exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental;
- il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe identifiable;
- il est nécessaire de nous permettre de poursuivre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir;
- les informations sont publiques conformément à la loi;
- il est raisonnable pour enquêter sur une violation d’un accord ou sur une activité illégale réelle ou présumée; ou
- il est nécessaire pour les fins d’une transaction commerciale potentielle si les renseignements sont nécessaires pour déterminer s’il convient de poursuivre la transaction ou de conclure la transaction, ou une transaction commerciale achevée lorsque les renseignements sont nécessaires pour poursuivre l’activité qui était l’objet de la transaction.
Lorsque cela est requis ou permis de divulguer des renseignements sans consentement, nous ne divulguerons pas plus de renseignements que nécessaire.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire par rapport aux raisons pour lesquelles elles ont été recueillies. La durée du temps que l’on garde ces renseignements change en fonction de la raison pour laquelle elles ont été recueillies et de la nature des renseignements. Cette période peut s’étendre au-delà de la fin de votre relation avec nous. Elle durera seulement aussi longtemps qu’il est nécessaire pour nous de disposer d’informations suffisantes pour répondre à tout problème qui pourrait survenir ultérieurement. À ce titre, nous pouvons conserver les informations de votre compte après la résiliation de votre compte.
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, nous les détruirons, les supprimerons, les effacerons ou les convertirons à une forme anonyme.
Où conservons nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels sur des serveurs de la SPIIC situés au Canada.
Mises à jour des renseignements personnels
Afin de vous offrir des services de protection en matière de responsabilité professionnelle, la SPIIC a besoin de renseignements exacts et à jour. Si les données vous concernant changent, vous devez en informer la Société pour qu’elle apporte les corrections nécessaires à nos dossiers.
Sécurité
La SPIIC met en œuvre des mesures physiques, techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, la modification, l’élimination ou la divulgation. Les mesures que nous avons prises sont les suivantes: sécurité physique des locaux et du bureau interne; accès restreint aux renseignements personnels au personnel autorisé; et l’utilisation de sauvegardes technologiques telles que les logiciels de sécurité et les pare-feux, les mots de passe internes, le chiffrement et les politiques de sécurité.
Une « violation des garanties de sécurité » est définie comme la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation non autorisée de renseignements personnels résultant d’une violation des garanties de sécurité d’une organisation ou d’un échec à établir ces garanties. En cas de violation des mesures de sécurité impliquant vos renseignements personnels sous notre contrôle, nous respecterons nos exigences de notification et de déclaration conformément aux lois applicables en matière de confidentialité. Nous conserverons un enregistrement de toutes les atteintes à la vie privée conformément à nos obligations légales.
Accès et modification
Vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels vous concernant que la SPIIC possède sur vous, de l’information sur les façons dont les renseignements personnels vous concernant ont été et sont utilisés, et aux noms des personnes ou organismes auxquels la Société a divulgué les renseignements personnels vous concernant (sauf si la Société a divulgué les renseignements à un de ses fournisseurs de services dans le cadre de ses activités administratives habituelles).
Si la SPIIC détient des renseignements vous concernant qui ne sont pas exacts, complets ou à jour, elle prendra des dispositions pour les modifier.
Le droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant n’est pas absolu. Les motifs de refus d’accès sont nombreux : coûts prohibitifs, renseignements comprenant des renvois à d’autres personnes, raisons fondées sur la sécurité ou la propriété exclusive, privilège du secret professionnel de l’avocat, privilège applicable à tout litige, renseignements recueillis lors d’une enquête sur une question juridique, renseignements ne pouvant être divulgués pour toute autre raison juridique.
Vos choix concernant la récolte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels
Selon les produits, services ou votre utilisation de notre site Web, vos choix peuvent inclure les éléments suivants:
- Se désabonner à la réception de courriels promotionnels. Vous pouvez vous inscrire à nos listes de diffusion afin de recevoir du matériel promotionnel ou autre matériel qui pourraient vous intéresser. Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels promotionnels de notre part, vous pouvez choisir de vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien «se désabonner» dans nos courriels ou en nous contactant à info@cnps.ca.
- « Opt-Outs ». Vous pouvez nous contacter pour refuser l’utilisation ou le partage de vos renseignements personnels en appelant le 1-800-267-3390 ou en envoyant un courriel à info@cnps.ca.
- Outils d’analyse. Vous pouvez refuser de partager vos renseignements personnels à des fins d’analyse via Google Analytics ici: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Liens vers des sites Web externes
La SPIIC n’a aucun contrôle sur les sites Web et les ressources de tiers externes, et vous reconnaissez et acceptez que la SPIIC n’est pas responsable du contenu ou des informations dans celles-ci. Lorsque vous suivez un tel lien, vous n’êtes plus protégé par cette politique de confidentialité, et nous vous encourageons à lire les déclarations de confidentialité ou les autres exclusions de ces autres parties. La SPIIC n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ou de sécurité ou du contenu des sites Web, services ou produits externes.
Modifications à ce Code de protection des renseignements personnels
La SPIIC examine l’ensemble de ses politiques et procédures régulièrement. Elle peut modifier son Code de protection des renseignements personnels et ses politiques en tout temps, auquel cas elle affichera un avis à cet effet sur son site Web.
Demande d’accès ou questions
Si vous avez des questions reliées à la façon dont la Société traite les renseignements personnels vous concernant, que vous souhaitez avoir accès à ces renseignements ou que vous souhaitez les modifier, veuillez communiquer avec la personne suivante :
Directrice de la protection de la vie privée
Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada
1545 avenue Carling, bureau 510
Ottawa, (Ontario) K1Z 8P9
1 800 267-3390
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont la SPIIC traite les renseignements personnels vous concernant, communiquez vos préoccupations par écrit à :
Directrice générale
Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada
1545 avenue Carling, bureau 510
Ottawa, (Ontario) K1Z 8P9
- « L’expression « moyennant contrepartie » est un élément fondamental et nécessaire de tout contrat valide liant les parties. La contrepartie peut comprendre un droit, un intérêt, un profit ou un avantage accordé à une partie. » (traduction libre) Black’s Law Dictionary, 6e édition, St. Paul, West Publishing, 1990, p. 306.