Êtes-vous dépositaire des dossiers de santé? 

Les infirmières ou infirmiers peuvent parfois être les dépositaires de renseignements sur la santé en vertu de la loi, qu’elles ou ils aient accepté ou non au préalable d’assumer ces responsabilités. Pourquoi est-il nécessaire de savoir si vous êtes un dépositaire de renseignements personnels sur la santé?

Toutes les provinces et tous les territoires ont maintenant adopté une loi régissant la gestion des renseignements personnels sur la santé. Bien que cette loi varie d’une province ou d’un territoire à l’autre, la loi est généralement structurée de manière à identifier les dépositaires de renseignements personnels sur la santé et à définir leurs responsabilités en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de destruction des renseignements personnels sur la santé.

Par conséquent, les dépositaires sont généralement responsables de veiller à ce que les renseignements personnels sur la santé soient, par exemple :

• conservés dans un endroit sécurisé;
• recueillis uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir des services de santé ou avec le consentement du patient concerné;
• ne sont accessibles qu’aux membres autorisés du personnel;
• utilisés, divulgués et conservés conformément aux exigences particulières de la loi.

Le plus souvent, le dépositaire désigné dans la loi est l’établissement où les services sont fournis. Dans la plupart des provinces et territoires, les infirmières et infirmiers, ainsi que les autres professionnels de santé qui s’occupent des patients au sein de l’établissement sont désignés comme étant des agents ou des associés. À ce titre, les infirmières et infirmiers sont généralement autorisés à collecter, consulter, utiliser et divulguer des renseignements personnels sur la santé pour fournir des soins à leurs patients, mais elles ou ils n’ont pas les mêmes droits et responsabilités que les dépositaires.

Toutefois, il peut y avoir des cas où les infirmières ou infirmiers, plutôt que les établissements, sont les dépositaires des renseignements personnels sur la santé. Une infirmière ou un infirmier est plus susceptible d’être le dépositaire de renseignements personnels sur la santé lorsque, par exemple, elle ou il :

• exerce en tant qu’entrepreneur(e) indépendant(e) et offre des services à des patients en dehors d’un établissement de soins de santé désigné comme dépositaire;
• est employé(e) en tant qu’infirmière ou infirmier dans une organisation qui ne fournit pas normalement des soins de santé (par exemple, une infirmière ou un infirmier en santé du travail employé(e) par une société minière ou une infirmière praticienne ou un infirmier praticien employé(e) dans une clinique universitaire qui offre des soins primaires aux étudiants);
• est employé(e) en qualité d’infirmière ou d’infirmier dans une clinique privée ou une organisation qui offre des services de soins de santé, mais qui n’appartient pas ou n’est pas exploitée par un professionnel de santé (une infirmière ou un infirmier qui offre des services de soins infirmiers dans une clinique de rajeunissement et d’esthétique, par exemple).

Si vous savez que vous êtes (ou serez) légalement désigné comme dépositaire de renseignements personnels sur la santé, vous serez en mesure de comprendre, de planifier et de remplir vos obligations légales dans les circonstances suivantes :

Avant de commencer votre emploi ou avant de conclure une entente de services professionnels :

• Si vous connaissez les obligations supplémentaires qui vous sont imposées en tant que dépositaire, vous pourrez discuter et parvenir à un accord avec votre employeur potentiel concernant les politiques et les ressources qui seront nécessaires pour que vous puissiez remplir adéquatement vos obligations en tant que dépositaire. Vous serez également en mesure de prévoir une transition appropriée des renseignements personnels sur la santé vers un autre dépositaire à la fin de la période d’emploi.

Pendant la période de votre emploi ou durant votre prestation de services professionnels :

• Vous pourrez veiller à ce que des mesures soient en place pour protéger adéquatement les renseignements personnels sur la santé contre tout accès non autorisé.
• Vous pourrez structurer vos dossiers de manière à ce que les renseignements personnels sur la santé soient clairement distingués des renseignements liés à l’emploi et, par conséquent, les protéger adéquatement contre toute divulgation inappropriée.
• Vous reconnaîtrez qu’il est de votre responsabilité de répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels sur la santé ou de divulgation de ceux-ci, et de mettre en place des mesures de rechange appropriées pour gérer ces demandes.
• Vous serez en mesure de reconnaître la nécessité de prendre des dispositions adéquates concernant l’attribution de la responsabilité relative à la conservation des renseignements, si cette responsabilité est partagée entre des professionnels de santé.
• Vous saurez qu’en cas de plainte ou de litige, vous aurez normalement, en tant que dépositaire, la possibilité d’accéder plus facilement aux renseignements personnels sur la santé pour enquêter sur d’éventuelles préoccupations et pour y répondre.

À la fin de votre emploi ou après la résiliation de votre entente de services professionnels :

• Vous saurez que si vous êtes le seul dépositaire des renseignements personnels sur la santé, à moins que vous ne puissiez prendre d’autres dispositions, vos obligations en tant que dépositaire ne prendront probablement pas fin à la fin de votre contrat de services professionnels ou de votre emploi. Vous pourriez demeurer responsable de la conservation des renseignements personnels sur la santé (éventuellement pour de nombreuses années) et être dans l’obligation de répondre à toutes les demandes d’accès à ces renseignements et de divulgation de ceux-ci.

En principe, cela devrait être stipulé dans l’entente de services professionnels au moment de l’embauche. Des solutions de rechange ou des mesures appropriées afin d’assurer une gestion suivie des renseignements personnels sur la santé (comme une conservation et une indemnisation adéquate) devraient également être intégrées à l’entente de services professionnels.

Les infirmières et infirmiers qui ne remplissent pas leurs obligations en tant que dépositaires peuvent faire l’objet de sanctions en vertu de la loi applicable en matière de protection des renseignements sur la santé ou d’une plainte auprès de leur organisme de réglementation.

Les bénéficiaires de la SPIIC peuvent communiquer avec la SPIIC en composant le 1 800 267-3390 pour parler à une conseillère ou un conseiller juridique de la SPIIC. Tous les appels sont confidentiels.

Révisé en mars 2023

LA PRÉSENTE PUBLICATION SERT STRICTEMENT AUX FINS D’INFORMATION. RIEN DANS CETTE PUBLICATION NE DEVRAIT ÊTRE CONSIDÉRÉ COMME L’AVIS JURIDIQUE D’UN AVOCAT, D’UN COLLABORATEUR À LA RÉDACTION DU PRÉSENT BULLETIN OU DE LA SPIIC. LES LECTEURS DEVRAIENT CONSULTER UN CONSEILLER JURIDIQUE POUR OBTENIR DES CONSEILS PRÉCIS.