Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada > ADJOINTE OU ADJOINT ADMINISTRATIF(VE) (Chef de la direction associé)

À PROPOS DE NOUS

La Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada (SPIIC) offre des conseils juridiques, des services de gestion des risques, une assistance ainsi qu’une protection en matière de responsabilité professionnelle liée à la pratique infirmière à plus de 175 000 infirmières et infirmiers admissibles dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada. Avec la SPIIC, vous bénéficierez d’un environnement de travail dynamique et collégiale, ainsi que d’une carrière enrichissante vous offrant l’occasion de contribuer à l’avant-garde des développements juridiques en matière de prestation des services de santé au Canada.

DÉFINITION DU POSTE

L’adjointe ou l’adjoint administratif(ve) bilingue travaille en étroite collaboration avec le Chef de la direction associée et relève directement de celui-ci afin de prioriser, planifier, coordonner et exécuter efficacement les multiples responsabilités et initiatives du bureau de la direction. Faisant preuve d’autonomie et d’un grand souci du détail, la ou le titulaire du poste contribue au maintien de tableaux de bord liés aux principales priorités stratégiques, initiatives et livrables de la SPIIC.

Elle ou il participe activement au suivi et à la mise à jour des plans de projet, maintient un système de classement numérique efficace, fournit un soutien administratif au Chef de la direction associée ainsi qu’à la cheffe de la direction au besoin, et assure la liaison avec les parties prenantes externes et le personnel interne en faisant preuve de professionnalisme et de confidentialité.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de bureau et soutien administratif au Chef de la direction associé

  • Établir les priorités en fonction des demandes ;
  • Planifier et organiser les réunions avec les parties prenantes ;
  • Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer au besoin ;
  • Tenir à jour les listes de contacts ;
  • Maintenir un système de classement électronique structuré dans SharePoint ;
  • Produire, réviser et relire des documents, dans les deux langues officielles ;
  • Coordonner les arrangements de voyage ;
  • Aider au suivi et à la mise à jour des tableaux de bord ;
  • En collaboration avec l’adjointe exécutive à la Cheffe de la direction, soutenir le travail du conseil d’administration et l’organisation des assemblées annuelles, selon les besoins ; et,
  • Effectuer toute autre tâche de soutien administratif requise.

Gestion de projets

  • Maintenir les tableaux de bord des principales priorités et livrables internes et externes, selon les directives du Chef de la direction associée ;
  • Offrir un soutien administratif à l’élaboration des plans de travail ;
  • Surveiller l’avancement des travaux et les échéanciers, et en informer la Chef de la direction associée ;
  • Repérer et signaler les développements pertinents du Chef de la direction associée; et
  • Assurer la liaison avec le personnel interne et les parties prenantes externes afin de soutenir la réalisation des priorités et des livrables.

EXIGENCES

  • Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe (ex. Administration juridique privilégiée), ou une combinaison équivalente de formation pertinente et d’expérience ;
  • Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle administratif similaire, incluant au moins deux (2) années de soutien auprès de la haute direction (vice-présidence ou direction générale) ;
  • Excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit ;
  • Très bonne maîtrise des applications de la suite Microsoft Office/365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Planner), des plateformes de réunion virtuelle (MS Teams, Zoom) ainsi que des plateformes de gestion et de collaboration de fichiers (SharePoint) ;
  • Capacité d’analyse et vision globale permettant d’identifier des occasions d’amélioration ; et,
  • Capacité et volonté de se déplacer ou de déménager à Ottawa.

ATOUTS

  • Formation ou expérience en administration juridique ou à titre de technicienne ou technicien juridique;
  • Expérience avec des bases de données ou des systèmes de gestion de la clientèle (Salesforce) ; et,
  • Connaissance de la terminologie juridique et/ou médicale.

COMPÉTENCES

Communication

  • Communique clairement, professionnellement et en temps opportun, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
  • Utilise des outils et techniques efficaces pour communiquer l’information à l’interne et à l’externe ;
  • Respecte les exigences en matière de protection de la vie privée et de confidentialité ;
  • Anticipe les besoins des parties prenantes et adapte les messages et les modes de communication en conséquence ; et,
  • Possède une connaissance approfondie des propriétés des documents électroniques ainsi que des meilleures pratiques liées à leur création et à leur gestion.

Planification, organisation et gestion du temps

  • Établit efficacement les priorités et travaille de façon autonome ;
  • Suit l’avancement des travaux et apporte les ajustements nécessaires ; et,
  • Livre les résultats dans les délais prescrits.

Flexibilité et adaptabilité

  • S’adapte bien au changement et y est ouverte ou ouvert d’esprit ;
  • S’épanouit dans un environnement dynamique et collaboratif ; et,
  • Sait ajuster ses priorités et ses actions en fonction de nouvelles orientations.

Souci du détail

  • Accomplit les tâches avec rigueur et possède un souci du détail et de l’exactitude ; et
  • Respecte les procédures et les normes établies.

Résolution de problèmes

  • Reconnaît et anticipe les implications de diverses solutions possibles ;
  • Recueille et analyse l’information pertinente ; et,
  • Propose des recommandations axées sur des solutions.

Travail d’équipe et collaboration

  • Collabore efficacement avec les autres pour établir des objectifs, comprendre les enjeux et contribuer à la mise en œuvre de solutions ;
  • Fait preuve d’une approche axée sur la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe ; et,
  • Cherche continuellement à améliorer les services et les processus.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX

En 2026, la SPIIC prévoit une croissance organisationnelle importante. À ce titre, la SPIIC offre un programme global de rémunération concurrentiel, flexible et attrayant, reflétant la valeur et l’impact stratégique de son personnel.

Pour ce poste, l’échelle salariale de départ se situe entre 55 000 $ et 65 000 $ annuellement. Cette plage reflète la rémunération prévue pour les candidats possédant les compétences et l’expérience répondant — ou excédant — les exigences du rôle.

La SPIIC offre également un programme complet d’avantages sociaux, comprenant notamment :

      • une couverture complète de soins médicaux et dentaires ;
      • la participation au Régime de retraite du secteur des soins de santé de l’Ontario (HOOPP), l’un des régimes de retraite à prestations déterminées les plus avantageux au Canada ;
      • l’accès à des programmes organisationnels de bien-être ;
      • des congés payés (vacances et congés de maladie) ; et
      • des initiatives favorisant l’équilibre travail‑vie personnelle.

Le programme de rémunération globale est révisé annuellement afin d’en assurer la pertinence, l’attrait et la compétitivité. La SPIIC s’engage à attirer des talents exceptionnels et est fière d’offrir une rémunération hautement concurrentielle à tous les niveaux de carrière.

COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature à l’adresse suivante : hr@cnps.ca. Nous remercions à l’avance toutes les personnes ayant posé leur candidature et de l’intérêt qu’elles portent à la SPIIC. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

La SPIIC encourage les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection.