Adjoint(e) exécutif(ve) (bilingue)

Poste permanent, à temps plein

En tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) au sein de la Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada (SPIIC), vous aurez l’occasion de mettre à contribution votre expérience et votre formation dans un milieu enrichissant sur les plans personnel et professionnel. La SPIIC est une société à but non lucratif qui offre des services de gestion des risques, une assistance et des conseils juridiques ainsi qu’une protection en matière de responsabilité professionnelle en ce qui concerne la pratique infirmière au Canada. Grâce à la SPIIC, vous évoluerez dans un milieu de travail stimulant et une ambiance collégiale, et votre carrière valorisante vous permettra d’être au premier plan pour contribuer aux développements liés à la prestation de soins de santé au Canada.

Principales Responsabilités

L’adjoint(e) exécutif(ve) est chargé(e) de fournir des services de soutien administratif à la directrice générale, de coordonner les réunions du conseil d’administration et les réunions annuelles des membres et de s’acquitter efficacement des tâches administratives courantes du bureau de la directrice générale. La personne titulaire du poste sera également responsable de mettre en œuvre des procédures et des systèmes administratifs et d’en assurer la surveillance grâce à diverses tâches.

Soutien administratif pour la directrice générale 

• Planifier et coordonner l’emploi du temps de la directrice générale.
• Planifier et organiser les réunions des intervenants.
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer, au besoin (bureau de la directrice générale).
• Tenir à jour les listes de contacts.
• Tenir à jour un système de classement électronique organisé dans Sharepoint.
• Produire, réviser et corriger des documents.
• Gérer les préparatifs de voyage.
• Effectuer d’autres tâches relatives au soutien administratif.

Réunions du conseil d’administration

• Planifier et coordonner les réunions du conseil d’administration et les réunions des comités du conseil d’administration, en fixant notamment la date et l’heure des réunions du conseil d’administration, en passant des contrats pour réserver des locaux appropriés, et en participant à l’élaboration de l’ordre du jour et des documents à l’appui des décisions.
• Dresser les procès-verbaux des réunions et les diffuser.
• Coordonner le remplacement des membres du conseil d’administration à la fin de leur mandat et l’orientation des nouveaux membres du conseil d’administration.
• Mettre à jour et conserver des documents organisationnels, notamment des règlements administratifs, des règlements, des politiques et des procédures administratives.

Principales Compétences

Communication

• Communiquer verbalement et par écrit de manière claire, professionnelle et en temps utile.
• Utiliser des outils et des techniques efficaces pour communiquer de l’information à l’interne et à l’externe.
• Se montrer sensible aux niveaux de communication devant être utilisés pour les divers groupes cibles et s’adapter en conséquence.
• Gérer efficacement les renseignements confidentiels.

Planification, organisation et gestion du temps

• Déterminer les priorités.
• Surveiller les progrès et apporter les correctifs nécessaires.
• S’acquitter des tâches en temps utile.

Souplesse, capacité d’adaptation

• Bien s’adapter au changement et l’appuyer.
• Accepter les changements relatifs aux priorités et à l’orientation.

Souci du détail

• Exécuter les tâches avec rigueur en accordant la plus grande attention à l’exactitude.
• Respecter les procédures et les normes.

Résolution de problèmes

• Recueillir et traiter les renseignements pertinents.
• Formuler des recommandations ou proposer des solutions.

Travail d’équipe et collaboration

• Travailler de manière coopérative et efficace avec d’autres personnes en vue d’établir des buts, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions.
• Se soucier de la clientèle.
• Chercher des moyens d’améliorer le service.

Exigences

• S’exprimer couramment dans les deux langues officielles (à l’écrit et à l’oral).
• Baccalauréat en administration des affaires ou une combinaison d’études et un minimum de cinq à sept années d’expérience pertinente dans un rôle comparable.
• Grande maîtrise de MS Word, Excel, Sharepoint et Outlook.